HOWTO: E-facturen ontvangen via Peppol in Equicty Equstable

In de komende jaren wordt het verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol stap voor stap verplicht in heel Europa voor B2B-transacties. Voor Belgische en Luxemburgse bedrijven zal dit vanaf 1 januari 2026 wettelijk verplicht zijn. Met Equicty Equstable kun je e-facturen van je leveranciers rechtstreeks ontvangen via het Peppol-netwerk, volledig veilig en conform de regelgeving. In dit artikel lees je hoe het ontvangen van e-facturen werkt, wat je moet activeren, hoe je inkomende facturen herkent en wat je ermee kunt doen.

Inhoudsopgave

• Peppol inschakelen
• E-facturen ontvangen via Peppol
• Automatisch aangemaakte leveranciers
• Factuurweergave
• Facturen goedkeuren
• Hoe herken ik ontvangen facturen of creditnota’s?
• Veelgestelde vragen over ontvangen facturen

Peppol inschakelen

Ook als je zelf geen e-facturen verstuurt of enkel werkt met particuliere klanten (B2C), moet je Peppol inschakelen als je bedrijf valt onder de Belgische B2B-verplichting. Dat is nodig om e-facturen van je leveranciers te kunnen ontvangen via het Peppol-netwerk.

Let op: facturen naar particuliere klanten (B2C) hoeven niet via Peppol te lopen. Deze mag je blijven versturen via e-mail of post.

Om Peppol te kunnen gebruiken in Equicty Equstable, moet Peppol eerst geactiveerd zijn in je account. Volg hiervoor de instructies in: [HOWTO Peppol inschakelen in Equicty Equstable]

Opmerking:
Je kunt facturen via verschillende tools verzenden, maar ontvangen via Peppol kan slechts in één softwaretool tegelijk. Meer over verzenden lees je hier: [HOWTO E-facturen verzenden via Peppol in Equicty Equstable]

E-facturen ontvangen via Peppol

Ga in Equicty Equstable naar de module Facturatie → Sectie Inkomende facturen. Hier vind je al je ontvangen facturen en documenten van leveranciers. Inkomende e-facturen die via Peppol zijn binnengekomen, worden automatisch herkend als Inkomende factuur en gelabeld met Herkomst: Peppol.

Placeholder productscreenshot: Overzicht Uitgaven — kolom “Herkomst (Peppol)”.

Automatisch aangemaakte leveranciers

Ontvang je een e-factuur van een leverancier die nog niet in je Equstable Contacten (ex. Eigenaars) Profielen staan?

Dan maakt Equstable automatisch een nieuwe Profiel type Leverancier aan op basis van de factuurgegevens, zodat alle documenten netjes worden gekoppeld en je overzicht volledig blijft.

Factuurweergave

Klik op een inkomende factuur om de preview te openen. In de meeste gevallen bevat een Peppol-factuur een PDF-layout zodat je de factuur kunt bekijken zoals de leverancier die heeft opgesteld. Heeft de leverancier geen PDF toegevoegd, dan toont Equstable automatisch de informatie uit het UBL-bestand in een leesbare tabelweergave op het tabblad Details.

Placeholder productscreenshot: Voorbeeld factuurpreview – tab “Details (UBL-gegevens)”.

Facturen goedkeuren

Zodra je een inkomende factuur hebt gecontroleerd, kun je deze goedkeuren via de knoppen rechtsboven in de factuurdetailpagina.

Na goedkeuring kun je de factuur downloaden via de knop Downloaden.

Tip: Als je boekhouder met een automatische scansysteem werkt, kun je in Equicty Equstable een uniek e-mailadres van de boekhouder instellen, zodat bij elke ontvangen factuur automatisch een kopie wordt doorgestuurd.

Meer hierover: [HOWTO Een boekhoudkoppeling via e-mail instellen in Equicty Equstable]

Hoe herken ik ontvangen facturen of creditnota’s?

Alle via Peppol ontvangen facturen en creditnota’s verschijnen in de module Facturatie → Sectie Inkomende facturen.

De hoofdbeheerder van het account ontvangt:

• een notificatie in Equstable via de meldingsbel, en

• een e-mailmelding

Placeholder productscreenshot: Notificatievenster + e-mailvoorbeeld “Nieuwe inkomende factuur via Peppol”.

Veelgestelde vragen over ontvangen facturen

Kan ik inkomende facturen automatisch naar mijn boekhoudsoftware sturen? 

Op dit moment worden inkomende facturen nog niet automatisch gesynchroniseerd met boekhoudsoftware. Je kunt ze wel handmatig doorsturen naar je boekhouder of autoscanservice.

Zie: [HOWTO E-facturen doorsturen naar boekhouder via e-mail].

Kan ik inkomende facturen rechtstreeks vanuit Equstable betalen?

Nog niet, maar deze functie staat op de roadmap.
Tot die tijd kun je betalingen opvolgen via je bank en facturen in Equstable als “betaald” markeren.

Heb je dit artikel gelezen maar nog vragen? Bekijk dan: [FAQ Peppol in Equicty Equstable]