In den kommenden Jahren wird das Senden und Empfangen von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk schrittweise in ganz Europa für B2B-Transaktionen verpflichtend.
Für belgische und luxemburgische Unternehmen gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2026. Mit Equicty Equstable können Sie E-Rechnungen von Ihren Lieferanten direkt über das Peppol-Netzwerk empfangen – sicher, automatisiert und gesetzeskonform. In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Empfang von E-Rechnungen funktioniert, was aktiviert werden muss, wie Sie eingehende Rechnungen erkennen und wie Sie diese bearbeiten können.

Inhaltsverzeichnis

• Peppol aktivieren
• E-Rechnungen über Peppol empfangen
• Automatisch erstellte Lieferanten
• Rechnungsansicht
• Rechnungen genehmigen
• Erkennen von empfangenen Rechnungen oder Gutschriften
• Häufig gestellte Fragen zu eingehenden Rechnungen

Peppol aktivieren

Auch wenn Sie selbst keine E-Rechnungen senden oder nur mit Privatkunden (B2C) arbeiten,
müssen Sie Peppol aktivieren, wenn Ihr Unternehmen unter die belgische B2B-E Rechnungspflicht fällt. Dies ist erforderlich, um E-Rechnungen von Lieferanten über das Peppol-Netzwerk empfangen zu können.

Hinweis: Rechnungen an Privatkunden (B2C) müssen nicht über Peppol laufen.
Sie können weiterhin per E-Mail oder Post versendet werden.

Um Peppol in Equicty Equstable zu nutzen, muss es zuerst in Ihrem Konto aktiviert werden.
Befolgen Sie dazu die Anleitung in: [HOWTO Peppol in Equicty Equstable aktivieren]

Wichtig: Sie können Rechnungen über verschiedene Tools senden, aber der Empfang über Peppol ist nur in einem Tool gleichzeitig möglich. Mehr über das Senden von Rechnungen erfahren Sie hier: [HOWTO E-Rechnungen über Peppol in Equicty Equstable senden]

E-Rechnungen über Peppol empfangen

Wechseln Sie in Equicty Equstable zum Modul Rechnungsstellung → Abschnitt Eingangsrechnungen. Hier finden Sie alle empfangenen Rechnungen und Dokumente Ihrer Lieferanten. Eingehende E-Rechnungen, die über Peppol empfangen werden, werden automatisch als Eingangsrechnung erkannt und mit Quelle: Peppol gekennzeichnet.

Platzhalter-Screenshot: Übersicht Eingangsrechnungen – Spalte „Quelle (Peppol)“.

Automatisch erstellte Lieferanten

Wenn Sie eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhalten, der in Ihren Equstable-Kontakten (z. B. Eigentümer) noch nicht vorhanden ist, erstellt Equstable automatisch ein neues Lieferantenprofil basierend auf den Rechnungsdaten. So werden alle Dokumente korrekt verknüpft und Ihr Überblick bleibt vollständig.

Rechnungsansicht

Klicken Sie auf eine Eingangsrechnung, um die Vorschau zu öffnen. In den meisten Fällen enthält eine Peppol-Rechnung ein PDF-Layout, sodass Sie die Rechnung in ihrer Originaldarstellung sehen können. Falls kein PDF beigefügt ist, zeigt Equstable automatisch die Daten aus der UBL-Datei in einer übersichtlichen Tabellenansicht unter dem Reiter Details an.

Platzhalter-Screenshot: Beispiel-Rechnungsvorschau – Reiter „Details (UBL-Daten)“.

Rechnungen genehmigen

Nachdem Sie eine Eingangsrechnung geprüft haben, können Sie sie über die Schaltflächen oben rechts auf der Detailseite genehmigen. Nach der Genehmigung kann die Rechnung über die Schaltfläche Herunterladen gespeichert werden.

Tipp: Wenn Ihr Buchhalter einen automatischen Scan-Service nutzt, können Sie in Equicty Equstable eine individuelle E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters hinterlegen. So wird bei jeder eingehenden Rechnung automatisch eine Kopie dorthin gesendet. Mehr dazu: [HOWTO E-Mail-Anbindung an die Buchhaltung in Equicty Equstable einrichten]

Erkennen von empfangenen Rechnungen oder Gutschriften

Alle über Peppol empfangenen Rechnungen und Gutschriften erscheinen im Modul Rechnungsstellung → Abschnitt Eingangsrechnungen.

Der Hauptadministrator des Kontos erhält:

• eine Benachrichtigung in Equstable über das Glockensymbol und

• eine E-Mail-Mitteilung über die neue eingegangene Rechnung oder Gutschrift.

Platzhalter-Screenshot: Benachrichtigungsfenster + E-Mail-Beispiel „Neue eingegangene Rechnung über Peppol“.

Häufig gestellte Fragen zu eingehenden Rechnungen

Kann ich eingehende Rechnungen automatisch an meine Buchhaltungssoftware senden?

Derzeit werden eingehende Rechnungen nicht automatisch mit Buchhaltungssoftware synchronisiert. Sie können sie jedoch manuell an Ihren Buchhalter oder einen Scan-Service weiterleiten. Siehe: [HOWTO E-Rechnungen per E-Mail an den Buchhalter weiterleiten].

Kann ich eingehende Rechnungen direkt aus Equstable bezahlen?

Noch nicht – diese Funktion befindet sich auf der Produkt-Roadmap. Bis dahin können Sie Zahlungen über Ihre Bank verfolgen und Rechnungen manuell als bezahlt in Equstable markieren.

Haben Sie diesen Artikel gelesen, aber noch Fragen?
Sehen Sie sich an: [FAQ Peppol in Equicty Equstable]